Z ponad 40 modułów dostarczanych przez Rekord SI korzysta obecnie Gmina Porąbka. Bielska firma, wraz z systematycznym rozwojem swoich usług i dokonywanym na bieżąco modyfikacjom, spełnia istotną rolę w prawidłowym funkcjonowaniu samorządu przyjaznego mieszkańcom.

 

Dla samorządów

Na lata 90. ubiegłego wieku przypadają początki obecności Rekordu – wówczas niedużej firmy dopiero wkraczającej na rynek – w lokalnych samorządach. – Doskonale pamiętam moment, kiedy Rekord powstał – wspomina Piotr Wojtusiak, informatyk pracujący obecnie w Urzędzie Gminy w Porąbce. Sam pracę w samorządzie rozpoczął w gminie Kozy, która poszukiwała informatyka. – Pomagałem wprowadzić potrzebne w tamtym okresie rozwiązania w zakresie informatyzacji powstającego w urzędzie punktu rejestracji pojazdów. Rekord z kolei tworzył i wdrażał system podatkowy, podejmujący zagadnienie należności podatkowych od posiadanych środków transportowych – wspomina Wojtusiak.

Stopniowo swoim zasięgiem bielska firma informatyczna obejmowała kolejne gminy. Dotarła m.in. do Wilamowic, a więc miejsca, gdzie również Piotr Wojtusiak podjął współpracę z władzami gminy. – Na poziomie administracyjnym systematycznie przybywało rozmaitych zadań, które wymagały odpowiednich modułów. Rekord je dostarczał, idąc z postępem i zyskując w zasadzie przez lata miano jednego z wiodących dostawców oprogramowania dedykowanego samorządom. Natomiast niezmiennie ważny – i to do dziś powtarzam – pozostał czynnik typowo ludzki – zauważa informatyk.

 

Przydatne i praktyczne

W Urzędzie Gminy Porąbka funkcjonuje autorski pakiet Rekord SI – Ratusz®, zawierający oprogramowanie dziedzinowe, jak m.in. Podatki – wymiar, Księgowość, Odpady – wymiar, Pojazd, Budżet, Dysponent, Kadry-Płace, „Ewidencja mienia gminy”, System płatności masowych – „Wyciąg bankowy”, System obsługi kodów kreskowych, Rejestr Opłat, Faktura, zintegrowana z platformą elektronicznego fakturowania. Jest też stanowiący istotne udogodnienie eDokument, współistniejący z tradycyjnym, papierowym obiegiem dokumentów w urzędzie. To programy intuicyjne i niesprawiające większych trudności w obsłudze pracownikom, co z urzędowego punktu widzenia ma nieocenione znaczenie.

A jak układa się współpraca z Rekordem? – Wiadomo, że sporo zależy od ludzi i okresu, w którym tych potrzeb z naszej strony jest więcej. Ale generalnie możemy liczyć na fachowe wsparcie, a problemy, które sygnalizujemy poprzez eZgłoszenia są na bieżąco rozwiązywane – mówi Piotr Wojtusiak.

Dopowiada, że korzystanie z nowych technologii poprzez wdrażanie coraz to nowszych modułów musi odbywać się z ostrożnością na szczeblu samorządowym, a spore wyzwanie stanowi dostosowanie posiadanych usług do odgórnych rozwiązań integracyjnych z aplikacjami administracji państwowej. W perspektywie jest chociażby planowany w przeciągu najbliższych dwóch lat obligatoryjny elektroniczny obieg dokumentów.

– Z Gminą Porąbka współpracujemy już bardzo długo. Mamy ze sobą stały kontakt, a druga strona przekazuje nam wiele cennych sugestii, związanych z działaniem naszych programów. Dotyczą one nie tylko funkcjonalności, ale także zachodzących w urzędach zmian, które wymuszają na dostawcach oprogramowania dodawania nowych rozwiązań – mówi Wioletta Kasprzyk, project manager, kierownik projektu wdrożeniowego z Rekord SI.

 

W kierunku jakości

Jak dodaje Wojtusiak, na bazie przeszło 30-letniego doświadczenia w administracji i także w odniesieniu do długofalowej współpracy z Rekordem, aktualnie obserwowany jest trend przebudowy pewnych modułów. – Szeroko pojmowany dział IT rozwinął się w ostatnich latach w sposób niezwykle dynamiczny. Zaszły znaczące zmiany, aż po usługi chmurowe czyli wyspecjalizowane „narzędzia” elektroniczne – twierdzi inspektor.

Ten informatyczny „boom” wiąże się z koniecznością właściwej synchronizacji, choćby z rozwiązaniami wprowadzanymi na szczeblu rządowym. Tu pojawia się największe wyzwanie stojące obecnie przed samorządem – praca nad jakością informacji. – Musi być ona z naszej strony na tyle rzetelna, aby dane wdrożenie było faktycznie pomocne, a nie powodowało jakichś dodatkowych kłopotów. O ile my jako pracownicy jesteśmy w stanie sobie często sami poradzić z technicznym problemem, tak korzystający z danej aplikacji mieszkaniec nie powinien napotykać na niejasności – tłumaczy Wojtusiak.

W Porąbce wprowadzone zostały również efektywnie pomysły, które mają związek z informatyką. Pracownicy coraz chętniej przekonują się choćby do pracy z wykorzystaniem dwóch monitorów. To udogodnienie w codziennych obowiązkach, dzięki czemu poszczególne sprawy mieszkańców gminy procedowane są szybciej. – Docierają do nas pozytywne głosy mieszkańców dotyczące funkcjonowania urzędu. Ważnym krokiem naprzód była dla nas rozbudowa samego budynku urzędu, co otworzyło nowe możliwości w bieżącej obsłudze. Mam też wrażenie, że poprawiła się komunikacja na linii mieszkaniec-urzędnik, a te relacje międzyludzkie są przecież często kluczowe – mówi wójt Paweł Zemanek.

Marcin Nikiel