Gmina Buczkowice była jedną z pierwszych w skali kraju, która przed kilku laty w swoim urzędzie z powodzeniem wdrożyła system elektronicznego zarządzania dokumentami – e-Dokument. Takie rozwiązanie – ale również wiele innych wpływających na nowoczesność samorządu i korzyść, jaką odczuwają dziś sami mieszkańcy – nie byłoby możliwe, gdyby nie dobra współpraca z firmą Rekord SI z Bielska-Białej.

Bez wychodzenia z domu

Zmieniające się czasy i postępująca informatyzacja sprawiają, że do jednych z najważniejszych wyzwań należy obecnie dostosowanie i poszerzanie usług dla mieszkańców, aby ułatwiały im codzienne funkcjonowanie, a zarazem niezmiennie gwarantowały bezpieczeństwo w przestrzeni wirtualnej. – Od lat dość skutecznie zachęcamy naszych mieszkańców do korzystania z istniejących elektronicznych usług w ramach e-Urzędu. To praktyczne, bo mogą coraz więcej spraw załatwiać w wygodny sposób bez konieczności wychodzenia z domu – mówi Agata Artemska, sekretarz Gminy Buczkowice.
Dostępność e-Urzędu oznacza w praktyce, że bez względu na to, gdzie mieszkaniec chcący załatwić swoją sprawę się znajduje, może choćby wszcząć postępowanie, zweryfikować stan sprawy, dokonać opłaty powstałych zobowiązań czy zasięgnąć informacji o ich wysokości. Wystarczy, że dysponuje potwierdzonym wcześniej w Urzędzie Gminy Profilem Zaufanym. Takie udogodnienie szczególnie sprawdziło się w okresie pandemii, gdy urzędy ograniczyły godziny otwarcia. Mieszkańcy zaczęli też dostrzegać potrzebę szukania rozwiązań, które kontakt osobisty z Urzędem czynią zbytecznym. Po części ta tendencja utrzymała się zresztą już po powrocie do normalności.

Pionierskie rozwiązanie

Najbardziej wartościowym produktem – zarówno z pozycji zarządzania, jak i pracy urzędników w Gminie Buczkowice – jest system elektronicznego zarządzania dokumentami – e-Dokument. System ten wdrożony został już w 2014 roku. Gmina była wówczas jedną z nielicznych w skali całego kraju, która zdecydowała się przejść na elektroniczne dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, zastępując tradycyjną formę papierową. Rozwiązanie takie, przy ścisłej współpracy z pracownikami Urzędu, stworzyła firma Rekord SI z Bielska-Białej, ze swoimi nowoczesnymi produktami od lat obecna w wielu samorządach w różnych częściach Polski.
– W skali całego Urzędu zyskaliśmy spore oszczędności na materiałach biurowych, choćby poprzez mniejsze ilości zużycia papieru czy kopert, ale i ograniczenie kosztów wysyłki korespondencji. To jednak nie wszystko. Pracownicy mogą sprawnie wyszukiwać potrzebne dane i szybko, poprzez jedno kliknięcie myszki, przeprowadzać proces archiwizacji. Wartością najistotniejszą jest skrócony czas procedowania spraw ważnych dla mieszkańców, z istniejącą możliwością bieżącego kontrolowania terminowości – opowiada sekretarz.

 


 

Z fachowym wsparciem

W Urzędzie Gminy Buczkowice praca odbywa się aktualnie z wykorzystaniem aż ponad 30 produktów autorstwa firmy Rekord SI. To m.in. pakiet Ratusz®, zawierający oprogramowanie dziedzinowe, jak Podatki – wymiar, Księgowość, Odpady – wymiar, Pojazd, Budżet, Dysponent, Kadry-płace, System e-Zaświadczenia, moduły „Zajęcie pasa drogowego”, „e-Alkohole”, „Ewidencja mienia gminy”, system płatności masowych – „Wyciąg bankowy”, system obsługi kodów kreskowych, usługa generowania elektronicznych tytułów wykonawczych, Rejestr opłat, Faktura, integracja z platformą elektronicznego fakturowania, e-Urząd czy pokrótce już wspomniany e-Dokument.
Co istotne z perspektywy urzędniczej, poszczególne programy są na tyle intuicyjne, że pracownicy Urzędu nie mieli trudności z ich szybkim opanowaniem. Z kolei dla mieszkańców wszystkich gminnych sołectw – Buczkowic, Godziszki, Kalnej i Rybarzowic – liczy się w głównym stopniu funkcjonalność usług dla nich przygotowanych. – Bardzo często jest tak, że tworzymy dane oprogramowanie jako odpowiedź na pojawiające się nowe obowiązki, które samorządom zostały zlecone do wykonania. Zarówno dla nich, jak i dla nas wprowadzone uregulowania są całkowicie nowe, a to oznacza w wielu przypadkach, że dopiero w trakcie wdrażania pojawia się konieczność dodania jakiejś funkcji, która musi być nie tylko zgodna ze swoim celem, ale i kompatybilna z dotychczasowymi rozwiązaniami w dziedzinie IT – mówi Piotr Szymura, Dyrektor ds. Rozwoju Oprogramowania w Rekord SI.
– Otwartość w podejściu pracowników Rekordu, gdy tylko zgłaszamy nasze spostrzeżenia i modyfikacje, to dla nas coś, co szczególnie doceniamy. Mają ogromną wiedzę i są „na bieżąco”, mimo tak szybko zmieniających się przepisów. Dzięki temu potrafią tworzyć programy, które dobrze nam służą – przyznaje Agata Artemska. Wskazuje w tym kontekście na tzw. podpis masowy, wprowadzony na życzenie samorządu jako udogodnienie, bez którego dziś trudno wyobrazić sobie działalność jednostki służącej mieszkańcom.
Korzyści wynikające ze ścisłej współpracy są zresztą obopólne. Informacje od klientów stanowią dla działającej w obszarze nowych technologii firmy dużą wartość, pozwalają jej stale rozwijać oferowane produkty i usługi. – Informacje zwrotne od pracowników Urzędu Gminy Buczkowice pozwalają nam szybko weryfikować i poprawiać oprogramowanie, doskonalić je i czynić bardziej użytecznym narzędziem przy realizacji zadań urzędu. Staramy się tworzyć programy, które są przydatne w pracy i przyjazne w obsłudze – mówi Marek Kotzian, pełniący od 2014 r. funkcję Kierownika Projektu realizowanego po stronie Rekord SI w UG w Buczkowicach.

 


 

mMieszkaniec w przygotowaniu

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom mieszkańców Gmina Buczkowice planuje uruchomienie nowego narzędzia informatycznego „mMieszkaniec”. Aplikacja ta będzie dostępna dla mieszkańców gminy Buczkowice w przyszłym roku. Umożliwi docelowo powiadamianie o terminach wywozu odpadów, płatności opłat i podatków, zaległościach finansowych, ale również wydarzeniach kulturalnych czy przeprowadzeniu konsultacji społecznych, jakie zaplanowano w gminie. Przewidziano wdrożenie usługi jako przeznaczonej dla użytkowników urządzeń mobilnych, a więc smartfonów. Gmina, która wyraźnie odznacza się chętnym sięganiem po nowoczesne rozwiązania, przygotowana jest dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów do uruchomienia e-Doręczeń, w myśl obecnych zapisów mających działać od 10 grudnia 2023 r. Ponadto wdrożeniu podlega portal finansowo-sprawozdawczy.
A co dalej? Pewnie i kolejne rozwiązania będące następstwem częstych kontaktów oraz wzajemnego zrozumienia – specyfiki pracy w samorządzie z kwalifikacjami profesjonalnej kadry „rekordowych” programistów i wdrożeniowców. – Wartością dodaną do naszej już 30-letniej współpracy z Rekordem jest coroczna wymiana doświadczeń podczas konferencji. To także źródło wiedzy na temat nowych rozwiązań informatycznych, usprawniających pracę w samorządzie, a nade wszystko podnoszących jakość obsługi mieszkańców – dodaje sekretarz gminy.
W bielskiej firmie zwracają uwagę na jeszcze jeden istotny aspekt. – Poza niezaprzeczalnym faktem, że nasza współpraca tak dobrze układa się przez lata i dotyczy tak wielu dziedzin samorządowego życia gminy Buczkowice, to mamy świadomość naszej przydatności dla lokalnej społeczności. To cieszy i motywuje, bo wiemy, że tworzymy coś potrzebnego i wartościowego – podkreśla z satysfakcją Janusz Szymura, prezes spółki Rekord SI.

Marcin Nikiel