Bielskie Starostwo Powiatowe to jeden z wielu samorządów korzystających z oprogramowania firmy Rekord SI z Bielska-Białej. Rozwiązania Rekordu towarzyszą temu urzędowi od początku istnienia powiatu jako jednostki samorządu terytorialnego.

 

Urzędnik i pracownik

Współpraca firmy Rekord Systemy Informatyczne z Powiatem Bielskim datuje się od 1999 r. Podczas ówczesnych zmian administracyjnych, zlikwidowano województwo bielskie. W siedzibie Urzędu Wojewódzkiego przy ul. Piastowskiej w Bielsku-Białej miejsca zajęli pracownicy już nie rządowi, ale samorządowi, jednak w przeważającej mierze z doświadczeniem w pracy w administracji publicznej. Należy o tym wspomnieć, bowiem dla nich Starostwo było przede wszystkim pracodawcą z wszystkimi konsekwencjami zawodowymi. Istniał dział kadr, należało wypłacać pensje, a więc prowadzić księgowość.

– Wtedy rozpoczęła się nasza współpraca, bowiem Rekord miał gotowe, sprawdzone już oprogramowanie do załatwiania spraw pracowniczych – wyjaśnia wieloletnia sekretarz Powiatu Bielskiego Halina Kopeć. Już wcześniej dla samorządów gminnych i miejskich Rekord opracował pakiety Kadry, Płace oraz PKZP, czyli pracowniczą kasę zapomogowo-pożyczkową – zakładowy system wsparcia dla zatrudnionych. Adaptacja na potrzeby samorządu powiatowego nie sprawiła większych trudności.

Z czasem rozwiązania informatyczne Rekordu zaczęły pojawiać się w innych dziedzinach pracy urzędu. Wśród tych narzędzi znalazły się Biuletyn Informacji Publicznej, a także systemy wewnętrzne, takie jak rejestrator czasu pracy, portal pracowniczy, portal VAT dla obsługi podległych Powiatowi jednostek zależnych, program do ewidencji środków trwałych oraz inne narzędzia.

Chociaż zapewne w niewielkim stopniu zainteresują mieszkańca, lecz są niezbędne do funkcjonowania urzędu.

 

Pomocne moduły

Bielskie Starostwo Powiatowe pod względem wprowadzonych rozwiązań informatycznych klasyfikowane jest w corocznym rankingu Związku Powiatów Polskich zawsze na czołowych miejscach. Urząd zawdzięcza to wykorzystaniu nowoczesnych technologii zarówno w wewnętrznej pracy wydziałów, jak i w obsłudze interesantów – mieszkańców powiatu bielskiego. Z punktu widzenia firmy informatycznej uchodzi więc za wymagającego klienta.

Jak wylicza naczelnik Wydziału Obsługi Informatycznej bielskiego Starostwa Powiatowego Grzegorz Drewniak, korzystają z 18 modułów oprogramowania Rekordu SI. Pakiety bielskiej firmy w gmachu przy ul. Piastowskiej dominują w finansach i księgowości oraz obsłudze wszelkich spraw pracowniczych. Do tego dochodzi oprogramowanie o pomocniczej funkcjonalności, przygotowane specjalnie dla powiatów, uwzględniające specyfikę ich działalności, związanej z geodezją oraz z obsługą budżetu.

 

Kasa musi się zgadzać

Od początku wraz z programami do obsługi spraw finansowo-księgowych Starostwo Powiatowe korzystało również ze zintegrowanego z nimi pakietu Finanse, którego częścią jest moduł Kasa. To oprogramowanie przygotowane już nie tylko do wewnętrznych rozliczeń samorządowego zakładu pracy, ale urzędu, który rozlicza się z mieszkańcami.

– Kasa jako program od samego początku wspierał pobieranie różnego rodzaju opłat. I wraz z postępem technologicznym i zmianami przepisów towarzyszy nam do dzisiaj – wspomina Małgorzata Gorzynik, zastępca głównej księgowej bielskiego Starostwa Powiatowego.

Dodaje, że przez pierwszy rok „na wszelki wypadek” całą rachunkowość prowadzono równolegle – na papierze i w komputerze z użyciem programu. – Nie wszyscy zdają sobie z tego sprawę, z jak skomplikowaną materią mamy do czynienia – zaznacza. Finanse wymagają odpowiedniego zaksięgowania, a ponadto stosowania właściwych formuł zliczających. Szybko się okazało, że program komputerowy z gotowymi rubrykami i procedurami finansowymi nie dość, że ułatwia pracę, to na dodatek pozwala na łatwiejszy przekaz danych zarówno wewnątrz systemu pomiędzy pracownikami, jak i na zewnątrz do instytucji kontrolujących. Moduł Rekordu, zintegrowany z oprogramowaniem obsługującym budżet Powiatu Bielskiego, pozwalał na dużo łatwiejsze przygotowanie zestawień i sprawozdań. A trzeba dodać, że obowiązków związanych z tworzeniem sprawozdań z biegiem lat przybywa.

Programy też się zmieniają, toteż programiści muszą je dostosować do wymogów i możliwości technologii. Widać to bardzo dobrze na przykładzie pakietu Finanse w bielskim Starostwie Powiatowym. Początkowo program, działający jeszcze na systemie operacyjnym DOS, służył do obsługi finansowo-księgowej. Wraz z informatyzacją zarówno przestrzeni publicznej, jak i samego Starostwa, pojawiały się nowe funkcje. Następnie wprowadzono terminal do zapłaty kartą, a ostatnio i Blikiem.

Grzegorz Drewniak, naczelnik Wydziału Obsługi Informatycznej Starostwa, zapowiada wprowadzenie kolejnej usługi – opłatomatu, który zastąpi tradycyjną kasę. Mieszkaniec dokonujący płatności będzie mógł swoje zobowiązania uregulować gotówką, kartą zbliżeniową, tradycyjną kartą płatniczą, a także Blikiem. Jednocześnie urządzenie będzie wyposażone w skaner i innego rodzaju czytniki i terminale, ułatwiające dokonywanie płatności. Przy wyborze wykonawcy Starostwo jako instytucję publiczną obowiązywać będzie procedura zamówień publicznych, toteż dziś trudno rozstrzygnąć, kto zostanie dostawcą opłatomatu.

 

Integracja i szybkość

Rekord SI jest jedną z czterech głównych firm informatycznych, z których oprogramowania korzysta bielskie Starostwo Powiatowe, za to o najdłuższym stażu. – Towarzyszy nam nieprzerwanie od początku powstania powiatowego szczebla samorządu terytorialnego – mówi Grzegorz Drewniak, informatyk Starostwa.

Podkreśla, że przy zamawianiu oprogramowania dla urzędu zwracają szczególną uwagę m. in. na funkcjonalność oprogramowania, szybkość udzielanego wsparcia i nadążanie za zmianami przepisów. Wdrożenie programu to nie tylko jego zainstalowanie i nauczenie pracowników jego obsługi. Należy przewidzieć pojawienie się nieoczekiwanych problemów, a wtedy liczy się szybkość, z jaką firma je rozwiąże. – To niezbędne zwłaszcza w tym oprogramowaniu, które służą bezpośrednio do obsługi naszych mieszkańców. Pod tym względem nie pozwalamy sobie na żadne kompromisy – dodaje Grzegorz Drewniak.

Również drugi element – szybkie dostosowanie oprogramowania do pojawiających się zmian w przepisach – świadczy na korzyść Rekordu. – Są na bieżąco, uwzględniają obowiązujące i zapowiadane zmiany legislacyjne. To bardzo ułatwia naszą pracę, bo nie musimy tłumaczyć, czego oczekujemy od używanego programu – mówi sekretarz Powiatu Halina Kopeć.

Grzegorz Drewniak podkreśla, że odległość, a właściwie bliskość bielskiej siedziby Rekordu SI w przypadku wykorzystywanych rozwiązań informatycznych straciła już na znaczeniu, jakie miała jeszcze dekadę temu. Dziś praktycznie wszystko można przeprowadzić on-line, a więc z dowolnego miejsca na ziemi. – Jednak w przypadku Rekordu dalej cenimy sobie ich strategiczne podejście do opracowywanych programów. Jako urząd musimy myśleć z wyprzedzeniem o naszych możliwościach w perspektywie nie tylko danej chwili, ale i kolejnych lat. Pod tym względem podpowiedzi Rekordu są bardzo pomocne – mówi naczelnik Wydziału Obsługi Informatycznej bielskiego Starostwa. (R)

Janusz Szymura,

prezes Rekord SI:

Nasze rozwiązania informatyczne kierujemy przede wszystkim do samorządów gminnych i miejskich. Jednak z szerokiej palety oprogramowania wiele wykorzystują również powiaty. Jest to stosunkowo wąskie grono, wyróżniające się inną specyfiką, która wynika z odmiennego zakresu działań niż w wypadku gmin. Tak samo są to jednak instytucje samorządowe, co ma przełożenie na to, że odnoszą się do nich np. przepisy o zatrudnieniu. Rozwiązania kadrowe i płacowe – nasze flagowe pakiety oprogramowania – cieszą się niezmiennym powodzeniem i to właśnie od nich zaczęła się nasza współpraca ze Starostwem Powiatowym w Bielsku-Białej.

Z Powiatem Bielskim współpracujemy od samego początku jego powstania i jak w przypadku każdego klienta cenimy sobie tę współpracę. To wymagający i przewidujący odbiorca, co pozwala nam na lepsze przygotowanie rozwiązań nie tylko dla nich, ale i pozostałych samorządów.

Mat. Starostwa Powiatowego w Bielsku-Białej