Urząd Miejski w Żywcu od wielu lat korzysta z oprogramowania bielskiej firmy Rekord SI, coraz powszechniej stosując jej rozwiązania w codziennej pracy większości swoich wydziałów.

Jak obrazowo przedstawia to informatyk żywieckiego Ratusza Paweł Godzieszka, segmenty poszczególnych programów produkowanych przez Rekord SI tworzą spójny system. Dopasowują się do siebie niczym... klocki Lego. W ten sposób w zasadzie całość obsługi informatycznej Urzędu Miejskiego można oprzeć na oprogramowaniu bielskiej firmy. Dotyczy to Urzędu jako Miasta – a więc instytucji obsługującej mieszkańców, świadczącej bardzo złożone usługi wobec nich, ale też jednocześnie domagającego się od nich wielu działań i serwitutów, skrupulatnie obliczanych i odnotowywanych. Obejmuje to również Urząd Miejski w rozumieniu pracodawcy, zatrudniającego dziesiątki pracowników.

Nie należy więc chyba uznać za przypadek, że zaraz po pierwszym „urzędowym” programie, zamówionym w Rekord SI – Nieruchomości (dzisiaj Posesja), zdecydowano się na Kadry i Płace – sztandarowe produkty bielskiej firmy, bardzo popularne wśród jej klientów. To programy do obsługi wewnętrznej księgowości urzędu w roli pracodawcy, przed laty pozwoliły pracownikom księgowości – nie zawsze przecież przygotowanym do obsługi wymagających programów komputerowych – zaznajomić się z ich funkcjonowaniem i z powodzeniem stosować w codziennej praktyce. Na tyle były przyjazne i intuicyjne, że stosunkowo łatwo można było wprowadzać kolejne „klocki”, czyli tzw. programy dziedzinowe: do samorządowej obsługi jednostek działalności gospodarczej, lokalnych podatków, jak Rex (a więc od posiadania psa), opłat za koncesje alkoholowe, itp.

Jak wyjaśnia Paweł Godzieszka, korzystanie z oprogramowania tego samego producenta przynosi sporo korzyści. Dla zwykłych pracowników przede wszystkim oznacza to funkcjonowanie w jednym środowisku „na komputerze”. A więc znając już jeden program, dużo łatwiej nauczyć się obsługi kolejnego czy poznać nowości w uaktualnionym. Dla informatyków z kolei, dbających o nieprzerwane działanie systemu, oznacza stosunkowo dobre dopasowanie poszczególnych elementów, a więc bezawaryjność.

I co chyba najważniejsze – kompletność oferty. To znaczy, że każda dziedzina samorządowego życia, wymagająca użycia komputera, ma swój przeznaczony do jej obsługi odpowiedni program. – Zdecydowana większość naszych wydziałów pracuje na oprogramowaniu Rekordu, czy to wspomniana księgowość, czy drogownictwo, czy geodezja – wylicza informatyk.

Dla obsługi informatycznej Urzędu znaczenie ma również jednorodność środowiska własnej bazy danej, coraz rozleglejszej, bo cały czas dochodzą kolejne informacje o obywatelach i terenie, które samorząd musi zbierać i bezpiecznie przechowywać. Na czym to polega? Z jednej bazy danych na zabezpieczonych serwerach pobiera się niezbędne informacje w poszczególnych wydziałach. Programy są różne, przeznaczone dla odmiennych dziedzin, ale baza danych jest jedna. Programy dziedzinowe – te obsługiwane przez pracowników różnych wydziałów – „zaciągają” z serwera niezbędne dla własnej pracy informacje, ale tylko te, do których mają upoważniony dostęp. To chroni bezpieczeństwo informacji o obywatelach, w zdecydowanej większości wrażliwych danych.

 

Na froncie cyfryzacji

Warto przy tej okazji powiedzieć o prawdziwej rewolucji, jaką przeszły polskie urzędy, nie tylko zresztą samorządowe. – Polska w ostatnich kilku latach dokonała dużego skoku w cyfryzacji, jest bardzo dobrze skomputeryzowana. A to oznacza, że zarówno pracownicy, jak i w coraz większej mierze użytkownicy pozaurzędowi, dobrze sobie radzą w tej dziedzinie – ocenia Paweł Godzieszka. Oczywiście, młodemu pokoleniu, które dorastało wraz z rozwojem Internetu, Facebookiem i smartfonowymi aplikacjami, korzystanie z dobrodziejstw choćby mObywatela przychodzi bez większych problemów. Jednak z racji powszechności ogromu przydatnych w codziennym życiu programów na różnych platformach także starsze pokolenie coraz mniej można określić jako „wykluczone cyfrowo”. Ma to swoje przełożenie w praktyce urzędowej, bowiem mieszkańcy coraz chętniej właśnie poprzez Internet prowadzą komunikację z Urzędem, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez przepisy.

Szybkość, z jaką w ciągu kilku lat dokonał się przełom w urzędowej cyfryzacji, zwłaszcza przy jednoczesnym uwzględnieniu nieustannej zmiany przepisów, ma jednak swoją cenę. Chodzi o często pojawiający się chaos, zwłaszcza, gdy wchodzi w życie nowe prawo czy – to doświadczenie niemal codzienne – zmieniają się wzory sprawozdań. Obecnie samorządy – co dotyka w głównej mierze ich działów IT – wdrażają narzucone im e-Doręczenia.

Trochę inny charakter ma coroczny okres sprawozdawczości na przełomie roku. Dodatkowo początek roku wiąże się nierozerwalnie z podatkami, w krótkim czasie wszyscy muszą wygenerować ogromne ilości elektronicznych dokumentów czyli decyzji podatkowych. To nieuchronnie powoduje awarie w systemie. – Nie ukrywam, że w takich sytuacjach szczególnie ważny jest  szybki support – mówi informatyk żywieckiego Ratusza.

 

Elektroniczny obieg dokumentów

Do jednych z najczęściej używanych programów Rekordu SI w żywieckim Urzędzie Miejskim należy e-Dokument. – Dobrze spełnia swoje zadanie, dlatego z niego korzystamy. Stoimy jednak przed podjęciem poważnej decyzji ujednolicenia systemu obiegu dokumentów– mówi Paweł Godzieszka.

Program e-Dokument Rekordu w żywieckim Ratuszu wykorzystuje się bowiem w dziale księgowości i finansów jako repozytorium dokumentów, co jest tylko częścią funkcjonalności E-dokumentu. Zaś system elektronicznego obiegu dokumentów w całym urzędzie pełni oprogramowanie innej firmy. Oba systemy nie są połączone. Ujednolicenie systemu spowoduje przyśpieszenie i ułatwienie pracy. Działowi IT Urzędu Miejskiego w Żywcu zależy, aby wszystko mogło odbywać się automatycznie. – Wprowadzimy takie rozwiązanie w niedługim czasie, choć dziś trudno przesądzić, kto je dostarczy, bo samorząd musi przeprowadzić odpowiednią procedurę przetargową – dodaje Paweł Godzieszka. (Ł)

 

Antoni Szlagor,

burmistrz Żywca:

Trudno sobie wyobrazić niezinformatyzowany polski samorząd. W zdecydowanej większości wymagają tego przepisy, nie mówiąc o dużym ułatwieniu zarówno dla pracowników, jak i w załatwianiu spraw mieszkańców i innych petentów. Nie ma od tego odwrotu.

Właśnie to dla mnie zasługuje na szczególną uwagę i podkreślenie – skoro cyfryzacja stała się oczywistością, to rosną stawiane przed nią zadania. Produkty informatyczne muszą być coraz bardzie sprawne, bezpieczne i poręczne w użytkowaniu, już nie wystarczy, aby tylko działały. Toteż dobrze się stało, że w naszym regionie prężnie działa firma, która dostarcza tego typu rozwiązania dla samorządów. Dobrze to o nas świadczy jako o mieszkańcach ziem górskich w tej południowej części województwa śląskiego, że potrafimy tworzyć nowoczesne oprogramowanie.

 

Rekord SI w regionie

Bielska firma Rekord SI dostarcza oprogramowanie do jednej trzeciej największych miast w Polsce, a także większości urzędów samorządowych w regionie, a także miast metropolii śląsko-zagłębiowskiej. W poprzednich numerach pisaliśmy o współpracy z Gminami Bestwina, Kozy, Porąbka, Miastem Bielsko-Biała i Powiatem Bielskim. Oprócz tego dostarcza oprogramowanie również dla Starostwa Powiatowego w Żywcu, wszystkich gmin Żywiecczyzny oraz takich miast, jak Katowice, Sosnowiec, Bytom, Chorzów, Płock, Gorzów Wielkopolski, Jelenia Góra, Wałbrzych.

Zdjęcia: Mat. Rekord SI. Firma opracowuje fachowe oprogramowanie do poszczególnych spraw, obsługiwanych przez samorządy w całym kraju.